Volmachten registreren
Een mede-eigenaar die niet aanwezig kan zijn op de algemene vergadering, kan zijn/haar stemrecht overdragen aan een andere persoon — een andere mede-eigenaar of een externe derde. Door volmachten vooraf te registreren, is de aanwezigheidslijst volledig, zijn handtekeningen duidelijk toegewezen en kan de vergadering efficiënt van start gaan.
Waarom volmachten vooraf registreren?
Bij de start van een algemene vergadering is het meestal erg hectisch. Door volmachten vooraf te registreren, verschijnt de volmachthouder automatisch in de kolom Volmacht naast de volmachtgever op de aanwezigheidslijst. Zo is meteen duidelijk waar handtekeningen nodig zijn — wat tijd bespaart en verwarring vermindert voor zowel de syndicus als de aanwezigen.
Video — Volmachten registreren
Navigeren naar volmachtregistratie
Ga naar de vergadering → tabblad Deelnemers. De deelnemerslijst toont alle mede-eigenaars met hun aandelen, RSVP-status en aanwezigheidsinformatie.
Een volmacht registreren
Stap 1: Selecteer de afwezige eigenaar
Zoek de mede-eigenaar die afwezig zal zijn. Klik op het drie-puntenmenu (⋮) op hun rij en selecteer RSVP bijwerken → Overgedragen.
U kunt ook rechtsklikken op de deelnemersrij om het contextmenu te openen.
Stap 2: Kies de volmachthouder
Er verschijnt een overdrachtpaneel met twee tabbladen:
| Tabblad | Beschrijving |
|---|---|
| Mede-eigenaar | Draag aandelen over aan een andere mede-eigenaar van het gebouw. De dropdown toont alle mede-eigenaars met hun aantal aandelen. |
| Overigen | Draag aandelen over aan een externe persoon die geen mede-eigenaar is (bijv. een familielid, advocaat of buur). |
Overdracht aan een mede-eigenaar
- Selecteer het tabblad Mede-eigenaar
- Kies de ontvangende mede-eigenaar uit de dropdown (bijv. "Marie Martens (100 aandelen)")
- Upload optioneel een bewijsdocument (schriftelijke volmacht)
- Klik op Opslaan
Overdracht aan een externe volmachthouder
- Selecteer het tabblad Overigen
- Vul de gegevens van de volmachthouder in:
| Veld | Verplicht |
|---|---|
| Voornaam | Ja |
| Achternaam | Ja |
| Nee | |
| Telefoon | Nee |
- Upload optioneel een bewijsdocument
- Klik op Opslaan
Stap 3: Controleer de overdracht
Na het opslaan wordt de deelnemerslijst bijgewerkt:
- De RSVP van de afwezige eigenaar verandert naar Overgedragen (oranje label)
- De kolom Ontvangen aandelen toont een negatieve waarde (bijv. -50)
- De Totaal aandelen verandert naar 0 / 1000
- De Ontvangen aandelen van de volmachthouder stijgen overeenkomstig
Hoe volmachten verschijnen op de aanwezigheidslijst
Wanneer u de aanwezigheidslijst exporteert als PDF, verschijnen volmachthouders automatisch in de kolom Volmacht naast de volmachtgever. Zo is in één oogopslag duidelijk:
- Welke mede-eigenaars een volmacht hebben gegeven
- Wie elke volmacht houdt
- Waar handtekeningen vereist zijn
TIP
Druk de aanwezigheidslijst af vóór de vergadering begint. De volmachtkolom is vooraf ingevuld, zodat volmachthouders meteen weten waar ze moeten tekenen bij aankomst.
Belgische volmachtregels
De Belgische wet op mede-eigendom (Artikel 3.87) stelt limieten aan het aantal volmachten dat één persoon kan ontvangen:
| Regel | Beschrijving |
|---|---|
| Maximum 3 volmachten | Elke mede-eigenaar kan aandelen ontvangen van maximaal 3 andere eigenaars |
| 10%-uitzondering | Als de totale stemkracht (eigen + ontvangen aandelen) 10% of minder is van de totale aandelen van het gebouw, zijn meer dan 3 volmachten toegestaan |
| 50% stemkrachtbeperking | Niemand mag meer dan 50% van de totale aandelen van het gebouw bezitten via eigen aandelen gecombineerd met ontvangen volmachten |
Het systeem valideert deze regels automatisch. Als een overdracht deze limieten zou overschrijden, wordt deze geweigerd met een duidelijke foutmelding.
WARNING
In het overdrachtpaneel wordt een opmerking getoond: "Elke mede-eigenaar kan maximaal 3 volmachten ontvangen." Het systeem blokkeert overdrachten die de Belgische wettelijke limieten overschrijden.
Een volmachtoverdracht ongedaan maken
Om een volmachtoverdracht ongedaan te maken:
- Klik op het drie-puntenmenu (⋮) van de overgedragen deelnemer
- Wijzig hun RSVP-status terug naar Geaccepteerd of In afwachting
- De aandelen worden automatisch teruggegeven en de volmachtrelatie wordt verwijderd
Goed om te weten
- Registreer volmachten vóór de vergadering — ze verschijnen automatisch op de afgedrukte aanwezigheidslijst.
- Bewijsdocumenten — upload een schriftelijke volmacht als bewijs (aanbevolen volgens de Belgische wet).
- Externe volmachthouders zijn vergaderingsgebonden — ze worden niet toegevoegd aan uw contactenboek.
- Overdracht aan mede-eigenaar vereist acceptatie — de ontvangende eigenaar moet de uitnodiging al geaccepteerd hebben.
- Volmachten beïnvloeden stemgewicht — de volmachthouder stemt met hun gecombineerde aandelen (eigen + ontvangen).
Gerelateerde artikelen
- Vergaderdeelnemers beheren
- Aanwezigheidslijst exporteren
- Stemmen registreren
- Vergaderuitnodigingen versturen
- Vergaderverslag genereren
Hulp nodig?
Neem contact op met ons team via info@sndq.be of gebruik de optie Hulp krijgen in de SNDQ-applicatie.