Een Peppol-factuur afwijzen
Wanneer u een Peppol-factuur ontvangt die onjuist is, niet herkend wordt of niet verwerkt kan worden, kan u ze rechtstreeks vanuit de Peppol Inbox afwijzen. De afwijzing wordt via het Peppol-netwerk teruggestuurd naar de leverancier.
Wanneer afwijzen
- Factuur bevat onjuiste informatie (fout bedrag, BTW, datums)
- Leverancier of dienst wordt niet herkend
- Dubbele factuur die al verwerkt is
- Goederen of diensten werden niet geleverd zoals verwacht
- Factuur werd naar de verkeerde partij gestuurd
Hoe af te wijzen
De Peppol Inbox openen
Ga naar Facturen > Peppol Inbox en klik op de factuur die u wilt afwijzen.
Klik op Afwijzen
Klik op de rode knop Afwijzen rechtsboven in het detailpaneel. Er opent een afwijzingsdialoog.
Kies een afwijzingsreden
Selecteer de passende reden uit de keuzelijst:
| Reden | Wanneer gebruiken |
|---|---|
| Referentiedocument ontbreekt of is onjuist | Verkeerd factuurnummer, ontbrekende PO-referentie |
| Juridische informatie ontbreekt of is onjuist | Verkeerd BTW-nummer, ontbrekende juridische info |
| Partij is niet bekend | Onbekende leverancier, verkeerde ontvanger |
| Kwaliteit van goederen/diensten niet zoals verwacht | Kwaliteitsproblemen met dienst of product |
| Leveringsgerelateerd probleem | Niet geleverd, verkeerde levering, beschadigde goederen |
| Prijsafwijking | Bedrag komt niet overeen met overeenkomst of offerte |
| Hoeveelheidsafwijking | Verkeerde hoeveelheden gefactureerd |
| Artikelidentificatieprobleem | Verkeerde artikelen of artikelcodes |
| Probleem met betalingsvoorwaarden of -methode | Verkeerd IBAN, onjuiste betalingsvoorwaarden |
| Transactie niet herkend | Geen kennis van deze transactie |
| Financieel probleem | Budgetproblemen, rekeningproblemen |
| Factuur is gedeeltelijk betaald | Al gedeeltelijk vereffend |
| Andere reden | Elke andere reden die niet hierboven staat |
Voeg een notitie toe
Schrijf een duidelijke uitleg in het veld Notities zodat de leverancier begrijpt wat er gecorrigeerd moet worden.
Bevestig de afwijzing
- Vink het bevestigingsvakje aan om te bevestigen dat de afwijzing via Peppol wordt verstuurd.
- Klik op Factuur afwijzen.
Video — Volledig overzicht: Peppol-factuur afwijzen
Wat gebeurt er na afwijzing
- De factuurstatus wordt Afgewezen in uw Peppol Inbox.
- Een afwijzingsbericht wordt via het Peppol-netwerk naar de leverancier gestuurd met uw reden en notitie.
- De afgewezen factuur blijft zichtbaar onder het tabblad Afgewezen voor auditdoeleinden.
E-mailnotificatie naar de leverancier
Na het afwijzen kan SNDQ ook een e-mailnotificatie naar de leverancier sturen.
- Leverancier heeft een e-mailadres geconfigureerd — u kan een afwijzingsmail rechtstreeks versturen. Er opent een correspondentieformulier waar u het sjabloontype Contact selecteert en een sjabloon kiest of samenstelt.
- Leverancier heeft geen e-mailadres — er verschijnt een waarschuwing. U kan nog steeds afwijzen via Peppol, maar er wordt geen e-mail verstuurd. Voeg een e-mailadres toe aan het contact van de leverancier om dit in te schakelen.
Gebruik een afwijzingssjabloon
Om niet telkens de afwijzingsmail opnieuw te schrijven, maak een herbruikbaar sjabloon aan bij Instellingen > Sjablonen met type Contact. U kan Peppol-factuurvariabelen gebruiken (factuurnummer, leveranciersnaam, afwijzingsreden, enz.) om de inhoud automatisch in te vullen. Zie Sjablonen beheren voor meer details.
Video — Afwijzingsmail versturen naar leverancier
Gerelateerde artikelen
Hulp nodig?
Neem contact op met ons team via info@sndq.be of gebruik de Hulp krijgen optie in de SNDQ applicatie.