Contact aanmaken
Contacten vormen de basis van SNDQ. Elke mede-eigenaar, leverancier en huurder is een contact. Nauwkeurige contactgegevens zijn essentieel voor:
- Broadcasts & correspondentie — e-mails, brieven en vergaderuitnodigingen worden verstuurd op basis van het e-mailadres en de correspondentievoorkeur van het contact
- Betalingsmatching — bankbetalingen worden gekoppeld aan eigenaars en leveranciers via hun IBAN
- Facturatie — leverancierscontacten worden gekoppeld aan aankoopfacturen
- Vergaderingen — mede-eigenaars ontvangen uitnodigingen en kunnen stemmen op basis van hun contactrecord
Video — Contact aanmaken
Navigeer naar contacten
Ga naar Contacten in de linkerzijbalk. Het Contactboek toont twee tabbladen:
| Tabblad | Beschrijving |
|---|---|
| Contacten | Alle personen en bedrijven (eigenaars, huurders, bestuursleden, enz.) |
| Leveranciers | Leverancierscontacten gekoppeld aan gebouwen |
Overzicht contactlijst
De contactlijst toont de volgende kolommen:
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Contact | Volledige naam |
| Voornaam | Voornaam |
| Achternaam | Achternaam |
| Telefoonnummers | Telefoonnummer(s) |
| Voorkeur | Correspondentievoorkeur: e-mail of brief |
| Bankrekening | IBAN-nummer (indien geconfigureerd) |
| Gekoppeld | Aantal gekoppelde eenheden (bv. "3 eenheden") |
| Subcontacten | Aantal subcontacten |
Gebruik de filtertabbladen Actief, Gearchiveerd, Alle, Standaard, of maak aangepaste filters om de lijst te verfijnen.
Nieuw contact aanmaken
Klik op Contact toevoegen rechtsboven. Een aanmaakpaneel opent met de volgende velden.
Contacttype
| Type | Beschrijving |
|---|---|
| Natuurlijk persoon | Een individuele persoon (mede-eigenaar, huurder, bestuurslid) |
| Bedrijf | Een bedrijf of organisatie |
Contactsubtype
| Subtype | Beschrijving |
|---|---|
| Eigenaar | Een mede-eigenaar van een eenheid in het gebouw |
| Huurder | Een huurder die een eenheid huurt |
Basisgegevens
| Veld | Beschrijving | Verplicht |
|---|---|---|
| Avatar | Upload een aangepaste PNG of JPG (256×256 resolutie) | Nee |
| Voornaam | Voornaam van het contact | Ja |
| Achternaam | Achternaam van het contact | Nee |
E-mail
| Veld | Beschrijving | Gebruikt voor |
|---|---|---|
| E-mailadres | Broadcasts, vergaderuitnodigingen, correspondentie | |
| Type | Privé of Werk | — |
U kan meerdere e-mailadressen toevoegen door op + te klikken.
WARNING
Zonder e-mailadres kan het contact alleen fysieke brieven ontvangen — geen e-mails. Dit heeft gevolgen voor vergaderuitnodigingen, voorschotbrieven en alle andere correspondentie.
Telefoonnummer
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Telefoonnummer | Telefoonnummer met landcode (bv. +32) |
| Type | Privé of Werk |
U kan meerdere telefoonnummers toevoegen door op + te klikken.
Communicatie-instellingen
| Veld | Opties | Gebruikt voor |
|---|---|---|
| Voorkeurstaal | English, Nederlands, Français, Deutsch | Broadcasts — het contact ontvangt correspondentie in de voorkeurstaal |
| Correspondentievoorkeur | Per e-mail of Per brief | Broadcasts — bepaalt hoe het contact alle correspondentie ontvangt |
WARNING
De correspondentievoorkeur bepaalt de standaard bezorgmethode voor alle broadcasts, vergaderuitnodigingen en voorschotbrieven. Indien ingesteld op Per brief, ontvangt het contact fysieke post in plaats van e-mail.
Adres
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Adres | Straatnaam (begin met typen om te zoeken) |
| Bus | Busnummer (bv. Bus 4) |
| Gebruik alternatief correspondentieadres | Schakel in om een ander adres voor correspondentie in te stellen |
Bankrekeningnummer (IBAN)
Na het aanmaken van het contact, ga naar de contactdetailpagina en klik op Bankrekeningnummer toevoegen.
| Veld | Beschrijving | Gebruikt voor |
|---|---|---|
| Rekeninghouder | Naam op de bankrekening (automatisch ingevuld met de contactnaam) | — |
| Bankrekeningnummer | IBAN (bv. BE00 0000 0000 0000) | Betalingsmatching |
WARNING
Het IBAN wordt gebruikt om inkomende bankbetalingen automatisch te koppelen aan eigenaars en uitgaande betalingen aan leveranciers. Zonder een correct IBAN:
- Eigenaarsbetalingen worden niet herkend tijdens groepsgewijze afpunting
- Leveranciersbetalingen worden niet gekoppeld aan aankoopfacturen
- Interne overboekingen tussen rekeningen worden niet gedetecteerd
Waarom elk veld belangrijk is
| Veld | Impact |
|---|---|
| Geen e-mail → geen e-mailbroadcasts, alleen fysieke brieven. Vergaderuitnodigingen, voorschotbrieven en rapporten worden niet digitaal bezorgd. | |
| Correspondentievoorkeur | Bepaalt of het contact e-mails of fysieke brieven ontvangt voor alle correspondentie. |
| Voorkeurstaal | Alle broadcasts en gegenereerde documenten worden in deze taal verstuurd. |
| IBAN | Geen IBAN → betalingen van/naar dit contact kunnen niet automatisch worden gekoppeld. Handmatige toewijzing vereist. |
| Adres | Vereist voor fysieke brieven. Wordt ook gebruikt in presentielijsten van vergaderingen en officiële documenten. |
Goed om te weten
- Eén contact, meerdere rollen — een contact kan zowel eigenaar als leverancier zijn. Gebruik subcontacten voor complexe structuren.
- Meerdere IBAN's — een contact kan meerdere bankrekeningnummers hebben. Alle IBAN's worden gebruikt voor betalingsmatching.
- Meerdere e-mails/telefoons — voeg zoveel contactmethoden toe als nodig.
- Gearchiveerde contacten — contacten kunnen worden gearchiveerd (niet verwijderd) wanneer ze niet meer actief zijn. Gearchiveerde contacten worden verborgen in de actieve lijst.
- Subcontacten — voor bedrijven met meerdere contactpersonen, voeg subcontacten toe onder het hoofdcontact van het bedrijf.
- Gekoppelde eenheden — de kolom Gekoppeld toont hoeveel gebouweenheden aan dit contact zijn gekoppeld (via eigendom of huur).