Een Peppol-factuur omzetten
Peppol-facturen zijn elektronische facturen die automatisch worden ontvangen via het Peppol-netwerk. Ze komen binnen in de Peppol Inbox met de status Nieuw en moeten worden omgezet naar een Aankoopfactuur voordat ze kunnen worden verwerkt en betaald.
Statusworkflow
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Nieuw | Zojuist ontvangen, nog niet verwerkt |
| Omgezet | Succesvol gekoppeld aan een aankoopfactuur |
| Aanvaard | Zakelijke aanvaarding teruggestuurd naar leverancier via Peppol |
| Afgewezen | Afgewezen met reden, melding verstuurd naar leverancier |
Hoe om te zetten
De Peppol Inbox openen
Ga naar Facturen > Peppol Inbox. U ziet alle ontvangen facturen met hun status, datum, factuurnummer en leveranciersnaam.
Een factuur selecteren
Klik op een nieuwe (onverwerkte) factuur. Er opent een detailpaneel aan de rechterkant met:
- PDF-voorbeeld van de originele factuur
- Geanalyseerde metadata (leverancier, Peppol-ID, bedrag, type)
Klik op Factuur omzetten
Klik op de knop Factuur omzetten. Er opent een deelpaneel aan de linkerkant met de vooraf ingevulde factuurgegevens uit de Peppol-XML.
Twee manieren om te controleren
Snelle controle (deelpaneel)
Als de factuur al volledige en correcte informatie bevat, kan u ze direct vanuit het deelpaneel controleren en opslaan:
- Controleer de Leverancier en het Gebouw
- Bekijk de Kostenverdeling — kies hoe factuurlijnen worden gegroepeerd: Eén lijn, Per BTW, of Individueel
- Selecteer een Kostencategorie en Verdeelsleutel voor elke kostenlijn
- Configureer de betalingsgegevens (domiciliëring of betaling via bank)
- Klik op Factuur opslaan
Gedetailleerde controle (volledig formulier)
Als u meer velden wilt bewerken of de verdeling wilt aanpassen, klik op het driepuntsmenu (⋮) naast de knop Opslaan om het volledige bewerkingsformulier te openen.
Het volledige formulier geeft u toegang tot:
- Info — Gebouw, Leverancier, Factuurnummer, Factuurdatum, Beschrijving (in meerdere talen)
- Bedrag — Kostenlijnen met Incl. BTW, BTW-percentage, Kostencategorie en Verdeling. U kan schakelen tussen Enkel totaal en Lijn per lijn, lijnen toevoegen, dupliceren of verwijderen.
- Betalingsgegevens — Betalingsmethode, IBAN ontvanger, Mededeling (gestructureerde mededeling), Bankrekeningselectie, Vervaldatum
- Overige — Toggle Uitgestelde kost (kosten spreiden over meerdere periodes) of Nutsvoorziening (markeren als nutsfactuur)
De factuur opslaan
Klik op Factuur opslaan om de omzetting te voltooien. De status van het Peppol-inboxitem wordt Omgezet en de factuur verschijnt in de gewone Facturen-lijst.
Video — Volledig overzicht: Peppol-factuur omzetten
Automatische detectie
| Veld | Detectiemethode |
|---|---|
| Gebouw | Peppol-deelnemer-ID gekoppeld aan het gebouw |
| Leverancier | Gematcht op BTW-nummer, ondernemingsnummer of IBAN |
| Bedragen & BTW | Geanalyseerd uit de Peppol-XML |
| Betaling IBAN | Uit de betalingsinformatie in de Peppol-XML |
| Duplicaatwaarschuwing | Vergeleken met bestaande facturen (zelfde leverancier + gelijkaardig bedrag + datum) |
Aangepaste verdeelsleutels
Bij het verdelen van kosten over mede-eigenaars kan u het tabblad Verdelingsdetails in het volledige bewerkingsformulier gebruiken om de verdeling aan te passen — bijvoorbeeld individuele aandelen wijzigen of een andere sleutel per kostenlijn gebruiken.
Video — Aangepaste verdeelsleutels
Veelvoorkomende problemen
IBAN leverancier niet gevonden
Het IBAN van de Peppol-factuur komt niet overeen met een bekende bankrekening in het systeem.
Oplossing: Voeg het IBAN toe aan het contactrecord van de leverancier, of selecteer handmatig een bestaande ontvangerrekening uit de keuzelijst.
Leverancier niet gevonden
Geen contact komt overeen met het BTW-nummer, ondernemingsnummer of IBAN van de factuur.
Oplossing: Het systeem maakt automatisch een nieuw leverancierscontact aan wanneer u opslaat, of u kan handmatig een bestaand contact selecteren uit de leverancierskeuzelijst.
Duplicaat gedetecteerd
Het systeem heeft een bestaande factuur gevonden met een gelijkaardige leverancier, bedrag en datum.
Oplossing: Controleer de bestaande facturenlijst om te bevestigen of deze factuur al is verwerkt. Als het daadwerkelijk nieuw is (bv. een maandelijks terugkerende factuur), ga door met de omzetting.
Gerelateerde artikelen
Hulp nodig?
Neem contact op met ons team via info@sndq.be of gebruik de Hulp krijgen optie in de SNDQ applicatie.