Aankoopfacturen aan betalingen koppelen
Nadat een betaling is geïnitieerd en verwerkt door de bank, moet u de uitgaande bankbetaling koppelen aan de bijbehorende aankoopfactuur. Dit bevestigt dat de factuur is betaald en werkt zowel de betalings- als factuurstatus bij.
Er zijn twee manieren om dit te doen:
- Handmatig — individuele betalingen één voor één aan facturen koppelen
- Groepsgewijs afpunten — automatisch meerdere leveranciersbetalingen tegelijk matchen en koppelen
Handmatig koppelen
U kunt vanuit twee richtingen koppelen: vanuit de factuur of vanuit de betaling.
Vanuit de factuur
Gebruik dit wanneer u een factuur bekijkt en de bijbehorende bankbetaling wilt vinden.
Open de factuur in Facturen, klik op Acties en selecteer Betaling koppelen. Er verschijnt een dialoogvenster met bovenaan de factuur en daaronder een lijst met beschikbare betalingen van uw bankrekening.
Het systeem markeert Mogelijke overeenkomsten met een matchpercentage. Selecteer de juiste betaling, controleer de samenvatting onderaan — een exacte match toont het resterende bedrag als €0,00 — en klik op Opslaan en afsluiten.
Vanuit de betaling
Gebruik dit wanneer u bankbetalingen bekijkt en de bijbehorende factuur wilt vinden.
Open de bankrekening in Financieel, zoek de uitgaande betaling en klik op Toewijzen. Er verschijnt een dialoogvenster met bovenaan de betalingsgegevens en daaronder een lijst met openstaande aankoopfacturen.
Het systeem toont Mogelijke overeenkomsten gerangschikt op matchpercentage. Klik op Accepteer afpunting om de voorgestelde match te selecteren, of kies handmatig een factuur uit de lijst. Controleer de betalingsgegevens in het rechterpaneel en klik op Bevestigen.
Hoe de matching werkt
Het systeem gebruikt een slim algoritme om de beste match tussen betalingen en facturen voor te stellen:
| Factor | Gewicht | Hoe het werkt |
|---|---|---|
| Mededeling | 40% | Vergelijkt de betalingsmededeling met de gestructureerde mededeling van de factuur |
| Naam | 40% | Vergelijkt de naam van de tegenpartij met de leveranciersnaam |
| Datum | 20% | Hoe dicht de betalingsdatum bij de vervaldatum van de factuur ligt |
Een exacte match (100%) betekent hetzelfde bedrag, identieke mededeling en data binnen 7 dagen. Een fuzzy match (60% of hoger) combineert de drie factoren. Onder 60% of bij verschillende bedragen wordt er geen match voorgesteld.
Groepsgewijs afpunten
Gebruik dit om meerdere leveranciersbetalingen tegelijk te matchen en te koppelen voor een heel gebouw.
Open groepsgewijs afpunten
Ga naar Financieel en selecteer de bankrekening. Klik op Groepsgewijs afpunten rechtsboven.
Schakel naar het tabblad Leveranciers
Het scherm voor groepsgewijs afpunten heeft twee tabbladen: Eigenaren en Leveranciers. Klik op het tabblad Leveranciers.
Controleer de matches
Het systeem groepeert betalingen automatisch per leverancier en matcht ze met openstaande facturen. Elke rij toont de leveranciersnaam, het aantal betalingen, het aantal facturen en het gematchte bedrag.
Gebruik de filtertabs om te verfijnen:
- Alle — toon alle leveranciers
- Bedragen verschillen — leveranciers waar betalings- en factuurbedragen niet overeenkomen
- Bedragen stemmen overeen — leveranciers waar bedragen exact overeenkomen
Klik op een leverancier om de individuele matches te bekijken. Elke match toont links de betaling, een pijl die de koppelrichting aangeeft, en rechts de factuur — inclusief een voorvertoning van de statuswijziging (bv. Openen naar Gekoppeld voor betalingen, Onbetaald naar Betaald voor facturen).
Bevestig alle matches
Controleer de samenvatting in de rechterzijbalk met het aantal eigenaren en leveranciers dat wordt afgepunt. Klik op Bevestigen om alle matches in één keer te verwerken.
Video — Volledig proces: leveranciersfacturen groepsgewijs afpunten
Statuswijzigingen na koppeling
| Entiteit | Vóór | Na |
|---|---|---|
| Betaling | Openen | Gekoppeld (volledig verbruikt) of Gedeeltelijk (deels verbruikt) |
| Factuur | Onbetaald | Betaald (volledig gedekt) of Gedeeltelijk betaald (deels gedekt) |
| Factuur | Verwerken | Betaald (geïnitieerde betaling nu gematcht) |
Een betaling ontkoppelen
Als u de verkeerde betaling hebt gekoppeld, open dan het factuurdetail, ga naar het gedeelte Betaald door en klik op de ontkoppelactie bij de betaling. Dit maakt de statuswijzigingen ongedaan: de betaling gaat terug naar Openen of Gedeeltelijk, en het resterende factuurbedrag wordt hersteld.
Goed om te weten
- Eén-op-eén bij groepsgewijs — groepsgewijs afpunten maakt strikte matches van één betaling op één factuur. Complexe scenario's (meerdere betalingen voor één factuur) vereisen handmatig koppelen.
- Creditnota's — creditnotafacturen worden gematcht met inkomende betalingen (terugbetalingen), niet met uitgaande betalingen.
- Reeds geïnitieerd — zelfs als een betaling via Isabel of Ponto werd geïnitieerd en als Verwerken wordt weergegeven, kunt u nog steeds handmatig een bankbetaling koppelen om deze als betaald te markeren.
Gerelateerde artikelen
Hulp nodig?
Neem contact op met ons team via info@sndq.be of gebruik de optie Hulp krijgen in de SNDQ-applicatie.