Workflows voor Syndic
Deze pagina is een volledig stappenplan voor Syndici die een mede-eigendom (VME) beheren in SNDQ — van de eerste opstart, doorheen de jaarlijkse cyclus, tot de jaarafsluiting. Doorloop de opstartstappen éénmalig in volgorde en gebruik de terugkerende secties daarna als uw dagelijkse gids.
TIP
Vindt u niet meteen wat u zoekt? Contacteer ons via Hulp krijgen linksonder in de SNDQ-applicatie.
Eerste opstart (éénmalig)
Doorloop deze stappen één keer zodat uw Syndic-werkruimte operationeel is.
Werkruimte & team
| Stap | Artikel |
|---|---|
| Teamleden uitnodigen (boekhouders, gebouwbeheerders) | Gebruikers uitnodigen |
| Mede-eigenaars toevoegen | Contact aanmaken |
| Leveranciers toevoegen | Leverancier aanmaken |
Gebouw & structuur
| Stap | Artikel |
|---|---|
| Gebouw en eenheden (loten) aanmaken | Gebouw aanmaken |
| Bepalen hoe gemeenschappelijke kosten worden verdeeld | Verdeelsleutel aanmaken |
| EPC-certificaten uploaden voor het gebouw | EPC-certificaat toevoegen |
| Notities toevoegen aan een gebouw of eenheid | Notitie toevoegen |
| Verkoop of overdracht van een eenheid naar een nieuwe eigenaar registreren | Eigendomsoverdracht |
Boekhouding & migratie
| Stap | Artikel |
|---|---|
| Rekeningschema controleren en configureren | Grootboekrekening instellen |
| Openingssaldi importeren vanuit uw vorig systeem | Openingsgegevens instellen |
| Boekjaar aanvragen voor het gebouw | Boekjaar instellen |
Integraties
| Stap | Artikel |
|---|---|
| Bank koppelen voor automatische betalingssynchronisatie | Isabel Connect instellen |
| E-mailverzenddomein configureren | E-maildomein instellen |
| E-mailhandtekening toevoegen | E-mailhandtekening instellen |
| Herbruikbare e-mailsjablonen instellen | Sjablonen beheren |
Begin van het jaar — boekjaar openen
Zodra het boekjaar is aangemaakt, start de jaarlijkse cyclus door budgetten aan te maken en voorschotten aan eigenaars te vragen.
| Stap | Artikel |
|---|---|
| Voorschotaanvragen aanmaken voor eigenaars | Voorschotaanvragen aanmaken |
| Voorschotbrieven versturen naar alle eigenaars | Provisiebrieven versturen |
Dagelijkse werkzaamheden
Dit zijn terugkerende taken die u gedurende het jaar uitvoert.
Voorschotten
| Taak | Artikel |
|---|---|
| Voorschotaanvragen aanmaken voor eigenaars (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks) | Voorschotaanvragen aanmaken |
| Voorschotbrieven versturen naar eigenaars | Provisiebrieven versturen |
Facturen
| Taak | Artikel |
|---|---|
| Inkomende Peppol-facturen omzetten | Peppol-factuur omzetten |
| Onjuiste Peppol-facturen afwijzen | Peppol-factuur afwijzen |
| Leveranciersinstellingen per gebouw configureren | Leveranciersinstellingen configureren |
| Goedgekeurde aankoopfacturen betalen | Aankoopfacturen betalen |
| Facturen koppelen aan uitgaande betalingen | Facturen aan betalingen koppelen |
| Creditnota toepassen op een factuur | Creditnota toepassen |
| Concept- of foutieve factuur verwijderen | Factuur verwijderen |
Betalingen
| Taak | Artikel |
|---|---|
| Eigenaarsbetalingen automatisch koppelen aan voorschotten | Betalingen groepsgewijs afpunten |
| Niet-gekoppelde betalingen handmatig toewijzen | Betaling handmatig toewijzen |
| Overboekingen tussen gebouwrekeningen registreren | Interne overboeking aanmaken |
Algemene Vergadering (AV)
De jaarlijkse Algemene Vergadering voorbereiden en beheren.
| Stap | Artikel |
|---|---|
| Nieuwe vergadering aanmaken | Vergadering aanmaken |
| Agendapunten toevoegen en configureren | Agendapunten beheren |
| Uitnodigingen versturen naar alle eigenaars | Vergaderuitnodigingen versturen |
| Aanwezigheid, volmachten en RSVP's opvolgen | Deelnemers en volmachten beheren |
| Officieel vergaderverslag genereren | Vergaderverslag genereren |
Jaareinde — boekjaar afsluiten
Nadat alle facturen geboekt zijn, betalingen afgestemd zijn en de Algemene Vergadering gehouden is, sluit u het jaar af.
| Stap | Artikel |
|---|---|
| Jaarlijkse kostenafrekening uitvoeren voor alle eigenaars | Kostenafrekening |
| Boekjaar afsluiten (neem contact op met SNDQ-support) | Boekjaar instellen |