Factuur verrekenen via reservekapitaal

Gebruik deze workflow wanneer een leveranciersfactuur betaald moet worden vanuit het reservekapitaal van het gebouw, in plaats van ze aan te rekenen aan de mede-eigenaars op hun afrekeningen. U maakt eerst een reservekapitaalopname aan en koppelt die daarna aan de factuur in Kostenverdeling. Kosten die zo verrekend worden, worden afgetrokken van het reservekapitaalsaldo en verschijnen niet op de afrekeningen van de eigenaars.

Voorwaarden

Vereiste	Waar configureren
Voldoende beschikbaar reservekapitaal voor het gebouw	Financieel → gebouw → Opvragingen / reservekapitaal
Factuur geboekt en zichtbaar in Kostenverdeling	Financieel → Facturen → Kostenverdeling
Een geschikte verdeelsleutel voor de opname	Patrimonium → gebouw → verdeelsleutels

TIP

Is er te weinig reservekapitaal beschikbaar? Maak eerst een kapitaaloproep aan — een opvraging van het type Reservekapitaal (zie Voorschotaanvragen aanmaken).

Workflowoverzicht

Stap	Wat gebeurt er
1	Open de factuur in Kostenverdeling en kies Verrekenen via reservekapitaal
2	Voeg een nieuwe reservekapitaalopname toe (als er nog geen openstaande is)
3	Stel bedrag, datum, omschrijving en grootboekrekening in
4	Verdeel de opname over de eigenaars
5	Controleer en bevestig de opname
6	Koppel de openstaande opname aan de factuur en verreken
7	Controleer de koppeling op de factuur en onder Opvragingen

Video — Volledige flow: verrekenen via reservekapitaal

Open Kostenverdeling

1. Ga naar Financieel → Facturen → Kostenverdeling
2. Selecteer het gebouw
3. Zoek de factuur die u wilt verrekenen (bijvoorbeeld onder Later verdelen)
4. Open het verdelingsmenu op die factuurrij
5. Klik op Verrekenen via reservekapitaal...

Menuoptie	Betekenis
Gelijke delen	Gelijk verdelen
Later verdelen	Later toewijzen
Privékost...	Als privékost aanrekenen
Verrekenen via reservekapitaal...	Verrekenen met reservekapitaal ← kies dit
Verdelen op meterstand...	Verdelen op basis van meterstanden

Nieuwe opname toevoegen

Het modal Verrekenen via reservekapitaal opent en toont het factuurbedrag (incl. BTW).

Als er geen openstaande opnames zijn, ziet u: Geen openstaande reservekapitaalopnames beschikbaar voor dit gebouw.

1. Klik op + Nieuwe opname toevoegen
2. Subtekst: Een nieuwe opname uit het reservekapitaal instellen

TIP

Kosten verrekend uit reservekapitaal verschijnen niet op de afrekeningen van de eigenaars — ze worden verrekend met het reservekapitaalsaldo.

Opname instellen

De wizard opent op Nieuwe reservekapitaalopname → stap Opname instellen.

Veld	Beschrijving	Verplicht
Bedrag van de opname	Op te nemen bedrag; meestal gelijk aan de factuur	Ja
Datum van de opname	Datum van de opname	Ja
Omschrijving	Meertalige omschrijving (NL / FR). Gebruik Vertalen indien nodig	Ja
Grootboekrekening	Bestemmings- / reservegrootboekrekening	Ja

1. Controleer in de blauwe banner het beschikbare saldo. Is er meer nodig? Maak eerst een kapitaaloproep (opvraging type Reservekapitaal) — optioneel: Kapitaal bekijken
2. Bekijk de samenvatting VAN · RESERVEKAPITAAL: saldo na de opname (Beschikbaar na deze opname)
3. Klik op Volgende stap →

Verdelen over eigenaars

Wizardstap Verdelen over eigenaars — bereken en controleer het aandeel per eigenaar.

Controleer of Totaalbedrag opname en Verdeeld overeenkomen.

Veld	Beschrijving	Verplicht
Verdelingsmethode	Hoe de aandelen berekend worden (bv. Verdeelsleutel)	Ja
Verdeelsleutel	Specifieke sleutel (bv. Basisakte)	Ja
Alle kavels opnemen	Schakelaar om alle kavels mee te nemen	—

Kolom	Betekenis
Eigenaar	Mede-eigenaar
Kavel	Privédeel in het gebouw
Huidig reservekapitaalsaldo	Saldo vóór de opname
Aandeel in de opname	Afgetrokken bedrag (negatief)
Saldo na opname	Resulterend saldo

WARNING

Er kan een gele waarschuwing verschijnen als een eigenaar na deze opname een negatief reservekapitaalsaldo krijgt. Controleer de gemarkeerde rijen, of ga terug en vraag eerst bijkomend reservekapitaal op. In de samenvatting kan Eigenaars met negatief saldo staan.

Klik op Volgende stap wanneer de verdeling correct is.

Controleren en bevestigen

Wizardstap Controleren en bevestigen.

Controleer Details van de opname:

Veld	Beschrijving
Naam opvraging	Omschrijving van de opname
Reservekapitaalopname	Referentie / identificatie
Bedrag	Bedrag van de opname
Datum van de opname	Datum van de opname
Verdeelsleutel	Gebruikte verdeelsleutel
Grootboekrekeningen	Gekoppelde grootboekrekening(en)

1. Controleer opnieuw de eigenaarssaldi en eventuele waarschuwing over negatief saldo
2. Klik op Bevestigen om de opname aan te maken — of Sluiten om zonder bevestiging te stoppen

Opname koppelen aan de factuur

Na bevestiging keert u terug naar Verrekenen via reservekapitaal.

1. Selecteer de openstaande opname (status Open, beschikbaar bedrag zichtbaar)
2. Optioneel: gebruik + Nieuwe opname toevoegen voor een andere opname
3. Klik op Verrekenen via reservekapitaal om af te ronden — of Annuleren

Controleren op de factuur

1. Ga naar Financieel → Facturen → Kostenverdeling
2. In de factuurlijst ziet u een badge Reservekapitaal op de factuur
3. Open het factuurdetail

Onder Gekoppelde reservekapitaalopnames ziet u:

Element	Betekenis
Naam van de opname	Gekoppelde opname
Bedrag	Verrekend bedrag
Volledig toegewezen	Status wanneer er niets meer beschikbaar is
Opname bekijken / Opname ontkoppelen	Openen of koppeling verwijderen

Kostenverdeling toont nog steeds de splitsing per eigenaar en de kostencategorie.

Controleren onder Opvragingen

1. Ga naar Financieel → [Gebouw] → Opvragingen
2. Onder RESERVEKAPITAAL zoekt u de opname
3. Typebadge: Opnemen
4. Open het detail: status Besteed, bedrag negatief

De eigenaarslijnen tonen elk aandeel. Sectie Kostenverdelingsgebruik toont de gekoppelde factuur (datum, nummer, bedrag). U kan ontkoppelen via het prullenbakicoon indien nodig.

Resultaat

Locatie	Na verrekening
Lijst Kostenverdeling	Factuur toont badge Reservekapitaal
Factuurdetail	Gekoppelde opname; status Volledig toegewezen
Opvragingen → RESERVEKAPITAAL	Nieuwe regel Opnemen; status Besteed wanneer volledig gebruikt
Afrekeningen van eigenaars	Deze kosten verschijnen niet; ze verlagen het reservekapitaalsaldo
Reservekapitaalsaldo	Verlaagd met het opnamebedrag

Goed om te weten

• Eerst voldoende saldo — is er te weinig reservekapitaal, maak eerst een kapitaaloproep (opvraging type Reservekapitaal) vóór u de opname bevestigt.
• Negatieve eigenaarssaldi — de wizard waarschuwt als een eigenaar negatief zou gaan. Los dit liefst op via een extra kapitaaloproep (type Reservekapitaal) vóór u bevestigt.
• Niet dubbel aanrekenen — verrekenen via reservekapitaal houdt de kost bewust buiten de afrekeningen van de eigenaars.
• Ontkoppelen indien nodig — gebruik Opname ontkoppelen op de factuur, of verwijder de koppeling onder Kostenverdelingsgebruik op de opname.
• Bedrag moet dekken — het beschikbare bedrag op de opname moet de factuur dekken vóór u verrekent.
• Laatste klik niet vergeten — alleen de opname aanmaken volstaat niet; u moet ze nog selecteren en op Verrekenen via reservekapitaal klikken.

Gerelateerde artikelen

• Voorschotaanvragen aanmaken
• Aankoopfacturen betalen
• Kostenafrekening
• Een verdeelsleutel aanmaken

Hulp nodig?

Neem contact op met ons team via info@sndq.be of gebruik de Hulp krijgen optie in de SNDQ applicatie.