Syndicusinlichtingen voorbereiden bij verkoop
Wanneer een eigenaar een kavel verkoopt, is de syndicus wettelijk verplicht om financiële en administratieve inlichtingen te bezorgen aan de notaris (art. 577-11 BW). Dit artikel legt uit hoe je dit doet in SNDQ.
Overzicht
Het voorbereiden van de syndicusinlichtingen bestaat uit drie delen:
- Opvraging aanmaken — de kost van de syndicusinlichtingen aanrekenen aan de verkoper
- Documenten verzamelen — het verkoopdossier samenstellen met alle nodige bijlagen
- Brief versturen — de notarisinlichtingenbrief opmaken en versturen naar de notaris
Deel 1 — Opvraging syndicusinlichtingen aanmaken
De kost voor het bezorgen van de syndicusinlichtingen aan de notaris is privatief ten laste van de verkoper. Je maakt hiervoor een individuele opvraging aan.
- Ga naar Financieel → Opvragingen → Andere → Syndicusinlichtingen
- Klik op Individuele opvraging toevoegen
- Vul de gegevens in:
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Eigenaar | De verkopende eigenaar (bv. Harrie Bielen) |
| Bedrag | Het overeengekomen bedrag (bv. €302,50 incl. btw) |
| Omschrijving | Syndicusinlichtingen verkoop kavel [kavelnummer] |
- Sla de opvraging op — deze wordt als betalingsverzoek verstuurd naar de verkoper
TIP
Het bedrag voor syndicusinlichtingen is afhankelijk van wat contractueel is afgesproken. Raadpleeg het syndicus-contract voor het correcte tarief.
Deel 2 — Documenten verzamelen voor het verkoopdossier
Ga naar Patrimonium → Verkopen & overdrachten → Nieuwe overdracht om het verkoopdossier aan te maken.
Vul de basisgegevens in:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Gebouw | Het gebouw waar de kavel zich bevindt |
| Verkoper | De huidige eigenaar |
| Koper | De nieuwe eigenaar (optioneel — kan later worden ingevuld) |
| Aktedatum | De datum van de notariële akte (indien gekend) |
| Overnamedatum | De datum van de eigendomsoverdracht |
Upload vervolgens de nodige documenten. Hieronder een overzicht van wat de notaris verwacht:
Wettelijk verplichte documenten
| Document | Beschrijving |
|---|---|
| Individuele afrekeningen | Van de laatste twee boekjaren — toont de kostenverdeling per eigenaar |
| Balans | Van het vorige boekjaar — toont de financiële toestand van de VME |
| Verslagen AV | Getekende verslagen van de algemene vergaderingen van de laatste drie jaar |
| EPC gemeenschappelijke delen | Energieprestatiecertificaat van de gemeenschappelijke delen |
| Asbestinventarisattest | Attest van de gemeenschappelijke delen |
WARNING
Als je recent bent overgestapt naar SNDQ en deze documenten nog niet in het systeem staan, kan je ze uploaden vanuit je eigen bestanden (pc, server of OneDrive).
Documenten exporteren vanuit SNDQ
Sommige documenten kan je rechtstreeks vanuit SNDQ exporteren:
- Eigenaarsbalans: Financieel → Boekhouding → Eigenaarsbalans → Exporteren
- Kapitaalverdeling: Financieel → Boekhouding → Kapitaalverdeling → Exporteren
Deel 3 — Notarisinlichtingenbrief versturen
SNDQ biedt een sjabloon aan om de notarisinlichtingenbrief op te maken. In deze brief worden de financiële gegevens automatisch ingevuld.
- Open het verkoopdossier in Patrimonium → Verkopen & overdrachten
- Kies het sjabloon "Voorbeeld notarisinlichting"
- Het sjabloon bevat automatisch de volgende variabelen:
| Variabele | Beschrijving |
|---|---|
| @Fixed fund total (building) | Totaal bedrag werkkapitaal van het gebouw |
| @Fixed fund share (unit) | Aandeel werkkapitaal van de verkopende eigenaar |
| @Reserve fund total (building) | Totaal bedrag reservekapitaal van het gebouw |
| @Reserve fund share paid (unit) | Aandeel reservekapitaal betaald door de eigenaar |
De brief bevat standaard de volgende secties:
- Het bedrag van het werkkapitaal en het reservekapitaal
- Eventuele achterstallen van de verkoper
- De toestand van het reservekapitaal
- Lopende gerechtelijke procedures
- Verwijzing naar de bijgevoegde notulen en afrekeningen
Controleer de gegevens, voeg de bijlagen toe en verstuur de brief naar de notaris
TIP
Wil je vooraf het openstaand saldo van de eigenaar nakijken? Ga naar Financieel → Boekhouding → Eigenaarsbalans en zoek op de naam van de eigenaar. Zie Eigenaarsbalans raadplegen.
Wat gebeurt er na het versturen?
Na het versturen van de syndicusinlichtingen:
- De notaris verwerkt de informatie en neemt eventuele achterstallen op in de verkoopakte
- De notaris kan bijkomende vragen stellen — de syndicus moet hier binnen 30 dagen op antwoorden
- Na ondertekening van de akte meldt de notaris de verkoop aan de syndicus
- De syndicus voert vervolgens de eigendomsoverdracht uit in SNDQ — zie Eigendomsoverdracht