Leverancier aanmaken
Leveranciers zijn de bedrijven en dienstverleners die uw gebouw factureren — schoonmaakdiensten, elektriciens, verzekeringsmaatschappijen, energieleveranciers, enz. Correcte leveranciersgegevens zijn cruciaal voor:
- Factuurverwerking — aankoopfacturen worden aan een leverancier gekoppeld. Het BTW-nummer wordt gebruikt voor Peppol-factuurmatching en belastingaangifte.
- Betalingsmatching — uitgaande bankbetalingen worden aan leveranciers gekoppeld via hun IBAN. Zonder correct IBAN kunnen betalingen niet automatisch worden afgestemd.
- Betalingsinitiatie — bij het betalen van facturen via Isabel 6 of Ponto wordt het IBAN van de leverancier gebruikt als begunstigde rekening.
Video — Leverancier aanmaken
Navigeer naar leveranciers
Ga naar Contacten in de linkerzijbalk en klik vervolgens op het tabblad Leveranciers.
De leverancierslijst toont:
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Leveranciersnaam | Bedrijfsnaam |
| BTW-nummer | BTW-nummer (bv. BE0837300337) |
| Telefoonnummers | Telefoonnummers |
| E-mailadres | |
| Adres | Bedrijfsadres |
| Bankrekening | IBAN |
| Onbetaalde facturen | Openstaand factuurbedrag |
| Wettelijke vertegenwoordiger | Wettelijke vertegenwoordiger |
Nieuwe leverancier aanmaken
Klik op Leverancier toevoegen rechtsboven. Een aanmaakpaneel opent.
Leverancierstype
Kies een voorgedefinieerd leverancierstype:
| Type | Beschrijving |
|---|---|
| Schoonmaakdienst | Schoonmaakbedrijf |
| Conciërge | Conciërge |
| Aannemer | Bouwaannemer |
| Elektricien | Elektricien |
| Liftmonteur | Lifttechnicus |
| Tuinman | Tuinman |
| Verwarmingsingenieur | Verwarmingsingenieur |
| Slotmaker | Slotmaker |
| Loodgieter | Loodgieter |
| Verzekering | Verzekeringsmaatschappij |
| Andere | Aangepast type |
Als geen van de voorgedefinieerde types van toepassing is, selecteer Andere en vul het veld Aangepast leverancierstype in.
Bedrijfsgegevens
| Veld | Beschrijving | Verplicht | Waarom het belangrijk is |
|---|---|---|---|
| Bedrijfsnaam | Bedrijfsnaam | Ja | Wordt gebruikt om de leverancier op het platform te identificeren |
| BTW-nummer | BTW-nummer (bv. BE0999999999) | Aanbevolen | Wordt gebruikt voor Peppol-factuurmatching, belastingaangifte en duplicaatdetectie |
| BTW-plichtig | Aan/uit-schakelaar | — | Geeft aan of de leverancier BTW aanrekent |
WARNING
Het BTW-nummer wordt gebruikt om inkomende Peppol-facturen van deze leverancier automatisch te detecteren. Zonder BTW-nummer kunnen Peppol-facturen niet aan de juiste leverancier worden gekoppeld. Het wordt ook gebruikt om dubbele leveranciers te voorkomen — het systeem waarschuwt als er al een leverancier met hetzelfde BTW-nummer bestaat.
Contactgegevens
| Veld | Beschrijving | Verplicht |
|---|---|---|
| E-mailadres | Nee | |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer (bv. +32) | Nee |
| Voorkeurstaal | Taal voor correspondentie | Nee |
| Correspondentievoorkeur | Per e-mail of Per brief | Nee |
Adres
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Adres | Bedrijfsadres (begin met typen om te zoeken) |
| Busnummer | Busnummer (bv. Bus 4) |
Wettelijke vertegenwoordiger
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Geen vertegenwoordiger | Geen wettelijke vertegenwoordiger |
| Natuurlijke persoon | Een individuele persoon als vertegenwoordiger |
| Bedrijf | Een bedrijf als vertegenwoordiger |
Klik op Leverancier toevoegen om de leverancier aan te maken.
Bankrekening toevoegen (IBAN)
Na het aanmaken van de leverancier, open de leveranciersdetailpagina. Klik in het gedeelte Bankrekeningen (rechtsonder) op +.
| Veld | Beschrijving | Waarom het belangrijk is |
|---|---|---|
| Rekeninghouder | Naam rekeninghouder (automatisch ingevuld) | — |
| IBAN | Bankrekeningnummer (bv. BE00 0000 0000 0000) | Betalingsmatching en betalingsinitiatie |
WARNING
Zonder het correcte IBAN:
- Uitgaande betalingen naar deze leverancier worden niet automatisch gekoppeld tijdens groepsgewijze afpunting
- U kan geen betalingen initiëren naar deze leverancier via Isabel 6 of Ponto
- Handmatige betalingstoewijzing is telkens vereist
Leveranciersdetailpagina
Na het aanmaken toont de leveranciersdetailpagina een overzicht met tabbladen en een rechterzijbalk.
Tabbladen:
| Tabblad | Beschrijving |
|---|---|
| Overzicht | Financieel overzicht en laatste activiteiten |
| Contracten | Servicecontracten met deze leverancier |
| Facturen | Alle aankoopfacturen van deze leverancier |
| Taken | Taken gerelateerd aan deze leverancier |
| Aanvragen | Aanvragen/offertes van deze leverancier |
| Offertes | Offertes |
| Notities | Notities |
| Bestanden | Bestanden en documenten |
Rechterzijbalk:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Bedrijfsnaam | Bedrijfsnaam |
| BTW | BTW-nummer |
| Voorkeurstaal | Voorkeurstaal |
| Contacttype | Bedrijf |
| Adres | Bedrijfsadres |
| Wettelijke vertegenwoordiger | Wettelijke vertegenwoordiger en titel |
| Bankrekeningen | IBAN(s) — klik op + om meer toe te voegen |
Dubbele leveranciers vermijden
Elke leverancier mag slechts één keer in het systeem bestaan. Duplicaten veroorzaken:
- Verspreide facturen — facturen worden verdeeld over meerdere leveranciersrecords, waardoor financiële rapportering onjuist wordt
- Mislukte betalingsmatching — betalingen worden mogelijk aan het verkeerde leveranciersrecord gekoppeld
- Onjuiste rapportering — leverancierstotalen en saldi worden onbetrouwbaar
Hoe duplicaten vermijden:
- Zoek eerst — zoek vóór het aanmaken op bedrijfsnaam of BTW-nummer in de leverancierslijst
- Controleer BTW-nummer — het systeem waarschuwt als er al een leverancier met hetzelfde BTW-nummer bestaat
- Gebruik consistente naamgeving — gebruik de officiële bedrijfsnaam uit het BTW-register (bv. "ENGIE ELECTRABEL NV" in plaats van "Engie" of "Electrabel")
TIP
Als u een duplicaat vindt, verwijder het niet als er facturen aan gekoppeld zijn. Neem contact op met SNDQ-support om de dubbele leveranciers samen te voegen.
Goed om te weten
- BTW-nummer is de primaire identificator voor leveranciers. Vul het altijd in wanneer beschikbaar.
- IBAN is essentieel voor betalingsmatching en betalingsinitiatie. Voeg het onmiddellijk toe na het aanmaken van de leverancier.
- Eén contact per leverancier — maak geen meerdere contacten aan voor hetzelfde bedrijf. Gebruik het ene leveranciersrecord voor alle gebouwen.
- Gebouwkoppeling — koppel de leverancier na het aanmaken aan het relevante gebouw(en) via gebouwinstellingen → leveranciersinstellingen. Zie Gebouw leveranciersinstellingen configureren.
- Peppol-matching — inkomende Peppol-facturen worden aan leveranciers gekoppeld op basis van BTW-nummer. Zonder BTW-nummer kan het systeem de leverancier niet automatisch detecteren.