Een vergadering aanmaken
Met de vergaderfunctie kunt u algemene vergaderingen en andere bijeenkomsten voor een gebouw organiseren en beheren. U kunt verschillende soorten vergaderingen aanmaken, deelnemersopties configureren en de vergadering doorheen haar levenscyclus opvolgen.
Vergaderingstypes
| Type | Beschrijving |
|---|---|
| Jaarlijkse algemene vergadering | De verplichte jaarlijkse vergadering voor alle mede-eigenaars |
| Buitengewone algemene vergadering | Speciale vergadering buiten het jaarlijkse schema voor dringende beslissingen |
| Bestuursvergadering | Vergadering van de raad van mede-eigendom |
| Budgetvergadering | Vergadering om het gebouwbudget te bespreken en goed te keuren |
| Noodvergadering | Dringende vergadering voor noodsituaties |
| Overig | Elk ander type vergadering |
Een nieuwe vergadering aanmaken
Navigeer naar Vergaderingen
Ga naar Patrimonium, selecteer een gebouw en klik op het tabblad Vergaderingen.
Vul de vergadergegevens in
Klik op Vergadering toevoegen rechtsboven. Er verschijnt een aanmaakpaneel aan de rechterzijde.
| Veld | Beschrijving | Verplicht |
|---|---|---|
| Titel | Titel van de vergadering | Ja |
| Type | Selecteer het vergaderingstype uit het dropdown-menu | Ja |
| Beheerder | Selecteer de verantwoordelijke beheerder | Ja |
| Datum | Datum van de vergadering | Ja |
| Starttijd / Eindtijd | Start- en eindtijd van de vergadering | Ja |
| Locatietype | Kies: Fysiek, Online of Hybride | Ja |
| Locatie | Zoek het fysieke adres | Indien fysiek of hybride |
| Busnummer | Busnummer op de locatie | Nee |
Voor Online of Hybride vergaderingen verschijnen twee extra velden:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Platform | Selecteer: Zoom, Teams, Google Meet of Overig |
| Meeting URL | De link om deel te nemen aan de online vergadering |
Configureer eigenaarsdeelname
Twee schakelaars bepalen wat mede-eigenaars kunnen doen via het eigenaarsportaal:
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Eigenaren kunnen agendapunten toevoegen | Indien ingeschakeld, kunnen mede-eigenaars agendapunten indienen via het portaal vóór de vergadering |
| Eigenaren kunnen stemmen over agendapunten | Indien ingeschakeld, kunnen mede-eigenaars zelf stemmen uitbrengen op stemming-agendapunten via het SNDQ at Home-portaal. Deze instelling beheert alleen het stemmen via het eigenaarsportaal — de syndicus kan altijd stemmen registreren tijdens de vergadering, ongeacht deze instelling. |
Als u Eigenaren kunnen agendapunten toevoegen inschakelt, kunt u ook een deadline instellen voor inzendingen. De deadline moet vóór de starttijd van de vergadering liggen.
Vergadering opslaan
Klik op Sla vergadering op om de vergadering aan te maken. De vergadering wordt aangemaakt met de status Ontwerp.
Statusworkflow van vergaderingen
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| Ontwerp | Vergadering aangemaakt maar nog niet gepubliceerd. Kan vrij worden bewerkt. |
| Gepland | Vergadering is gepubliceerd en uitnodigingen kunnen worden verstuurd. |
| Bezig | Vergadering is momenteel aan de gang (automatisch op basis van start- en eindtijd). |
| Verslag in afwachting | Vergadering is afgelopen, wachtend op het voltooide vergaderverslag. |
| Afgerond | Vergadering is volledig afgerond met definitief verslag. |
| Geannuleerd | Vergadering is geannuleerd. |
TIP
Het systeem schakelt automatisch naar Bezig wanneer het huidige tijdstip tussen de start- en eindtijd valt, en naar Verslag in afwachting na de eindtijd van de vergadering.
Gerelateerde artikelen
Hulp nodig?
Neem contact op met ons team via info@sndq.be of gebruik de optie Hulp krijgen in de SNDQ-applicatie.