Workflows voor Steward
Deze pagina is een snelle wegwijzer voor Stewards (rentmeesters) die huurportefeuilles beheren in SNDQ: van de eerste opstart tot de dagelijkse opvolging. Zo vermijdt u dat u een stap overslaat (bijvoorbeeld: u kunt geen huurcontract aanmaken, of een betaling kan niet correct toegewezen worden). Doorloop de opstartstappen één keer in volgorde en gebruik deze pagina daarna als uw overzicht.
TIP
Twijfelt u wat de volgende stap is? Start dan bij Instellen (minimum, éénmalig) en werk van boven naar beneden.
Instellen (minimum, éénmalig)
Doorloop deze stappen één keer zodat uw Steward-werkruimte vlot kan draaien.
- Bedrijfsgegevens instellen — configureer uw bedrijfsinformatie, werkruimte-eigenaar en wettelijke vertegenwoordiger.
- Gebruikers uitnodigen naar uw werkruimte — geef collega’s toegang en de juiste rollen.
- Contact aanmaken en Leverancier aanmaken — voeg de personen en bedrijven toe waarmee u werkt (eigenaars, huurders, leveranciers), zodat u ze kunt koppelen aan eigendommen, contracten en betalingen.
- Voeg uw portefeuille toe:
- Gebouw aanmaken (voor gebouwen met meerdere units/lots)
- Eén unit aanmaken (voor één enkel eigendom)
- Huurcontracten:
- Huurcontract aanmaken — koppel huurders aan units en leg huur/lasten vast.
- Rent engine — maak automatisch periodieke kosten aan voor al uw huurcontracten, zodat u huurbetalingen makkelijker kunt toewijzen (als dit is ingeschakeld).
- Huurherziening aanmaken — pas huur/lasten aan voor een lopend contract vanaf een bepaalde datum.
- Huurindexatie aanmaken — zie welke contracten binnenkort geïndexeerd moeten worden.
- Huurcontract beëindigen — sluit een contract af en behoud een correcte historiek.
- Mandaten en vergoedingen instellen:
- Mandaat aanmaken — leg de beheerovereenkomst met elke eigenaar vast (uitbetalingsregels, vergoedingsstructuur).
- Vergoedingen instellen — bepaal hoe beheersvergoedingen berekend worden, zodat SNDQ de juiste commissie automatisch toepast.
- Koppel uw bankrekeningen (aanbevolen voor vlotte toewijzing):
- Ponto-rekening verbinden — importeer bankbetalingen automatisch in SNDQ.
- Isabel Connect instellen — koppel Isabel voor automatische SEPA-betalingsverwerking.
- Eenvoudige rekening aanmaken — geen synchronisatie; u voegt bedragen handmatig toe.
TIP
Vindt u niet meteen wat u zoekt? Contacteer ons dan via de optie Hulp krijgen rechtsonder in de SNDQ-applicatie, zodat we u gericht kunnen helpen.
Dagelijkse werking
Betalingen opvolgen en toewijzen
- Betaling toewijzen — koppel een inkomende bankbetaling aan het juiste betalingsverzoek (openstaand bedrag), zodat huur/lasten correct als betaald staan en uw saldo klopt.
- Manuele kosten aanmaken — maak een eenmalige kost aan die u zelf ingeeft (bv. herstelling, terugbetaling of correctie), zodat u ze kunt opvolgen en later aan een betaling kunt koppelen.
- Omzetten naar betalingsverzoeken — zet geregistreerde items om naar betalingsverzoeken (openstaande bedragen), zodat u huurbetalingen kunt opvolgen en correct kunt toewijzen.
Eigenaarsafrekeningen en uitbetalingen
- Eigenaarsafrekeningen genereren — maak afrekeningen aan voor eigenaars op basis van geïnde huur en lasten.
- Eigenaarsafrekening bevestigen en betalen — beoordeel, bevestig en start de bankbetaling naar eigenaars (Slim of handmatig via SEPA).
- Kosten overdragen — int uw beheersvergoedingen (inhoudingen) in van de derdenrekening naar uw rentmeesterrekening.
- Betalingen ondertekenen en verzenden — log in op Isabel of Ponto om het SEPA-betalingsbestand te ondertekenen en naar de bank te sturen.
Snelle probleemoplossing
- Start hier: Algemene problemen oplossen