Steward & syndic woordenlijst
Deze pagina legt SNDQ-terminologie uit in duidelijke, zakelijke taal. Het richt zich op wat woorden betekenen in SNDQ en hoe ze voorkomen in dagelijks werk rond Workspace, Gebouw, Eigendom, Huurcontract, en Betalingsverzoek.
TIP
Gebruik Cmd/Ctrl + F om snel een term te vinden.
Woordenlijst termen
Rollen en personen
- Klant: de persoon of organisatie waarvoor u werkt (meestal een eigenaar/verhuurder voor verhuur, of de mede-eigendom voor syndic-werk).
- Mede-eigenaar: een eigenaar van een lot in een mede-eigendom; zij betalen gedeelde kosten en kunnen stemmen in vergaderingen.
- Contact: één persoon/bedrijfsrecord dat u hergebruikt in SNDQ (eigenaar, mede-eigenaar, huurder, leverancier, etc.).
- Collega: iemand van uw team die in dezelfde werkruimte werkt.
- Uitnodiging: een uitnodiging die iemand toegang geeft tot uw werkruimte (of tot een specifieke flow, afhankelijk van de context).
- Wettelijke vertegenwoordiger: de persoon die SNDQ kan contacteren als officiële vertegenwoordiger van een bedrijf.
- Eigenaar: de eigenaar van een eigendom/lot; in verhuurworkflows is dit de verhuurder.
- Eigenaar-Syndic: een mede-eigendom die rechtstreeks wordt beheerd door (een van) de eigenaar(s), in plaats van een extern syndicbedrijf.
- Vastgoedbeheerder: de operationele beheerder gekoppeld aan een eigendom (vaak de persoon in uw team die dagelijks opvolgt).
- Vertegenwoordiger: iemand die gemachtigd is om namens een persoon of organisatie op te treden (bijv. voor handtekeningen of verzoeken).
- Rol: de "pet" die een contact draagt in een bepaalde context (huurder vs leverancier vs mede-eigenaar, etc.).
- Steward: een verhuurvastgoedbeheerder die verhuur beheert voor een eigenaar (huurders, contracten, huur, waarborgen).
- Syndic: de beheerder van een mede-eigendom (gemeenschappelijke delen, vergaderingen, gedeelde kosten, rapportage).
- Huurder: de persoon/het bedrijf dat een eigendom huurt onder een huurcontract.
- Gebruiker: een inlogaccount dat toegang heeft tot SNDQ (anders dan een contactrecord).
Workspace en portfolio structuur
- Workspace: uw werkruimte in SNDQ waar u een portfolio beheert met uw team (instellingen, gebouwen, contacten, financiën).
- Werkruimte-instellingen: waar u configureert hoe uw werkruimte werkt (rollen, branding, toegang, integraties, en meer).
- Gebouw: een gebouw dat u beheert; het kan een huurgebouw zijn (steward) of een mede-eigendomsgebouw (syndic).
- Mede-eigendom: een gebouw met meerdere eigenaars die gezamenlijk eigenaar zijn van en betalen voor de gemeenschappelijke delen (België: VME/ACP).
- Raad van mede-eigendom: een groep mede-eigenaars met een specifieke rol in mede-eigendomsbestuur (vaak gekoppeld aan toegang in het mede-eigenaarportaal).
- Verdieping: een structuurniveau binnen een gebouw dat wordt gebruikt om eigendommen/units te organiseren (en soms aandelen).
- Paspoort: de plaats waar u belangrijke informatie over een gebouw centraliseert (documenten, foto's, technische info, etc.).
- Eigendom: het "lot" dat u beheert binnen een gebouw (appartement, garage, berging, …). Eigenaars, huurders en bedragen worden op dit niveau gekoppeld.
- Unit: een ander SNDQ-woord voor een lot binnen een gebouw; afhankelijk van het scherm kan het overlappen met "Eigendom".
Verhuur, automatisering en bedragen (Steward)
- Aanvrager: een kandidaat die heeft gesolliciteerd op een verhuuradvertentie.
- Aanvraagformulier: het formulier dat kandidaten gebruiken om te solliciteren en hun gegevens/documenten te delen.
- Waarborg: de huurwaarborg die u bijhoudt voor een eigendom/huurder; deze kan worden gekoppeld aan betalingen.
- Indexatie: huuraanpassing op basis van een index (vaak gebruikt voor Belgische residentiële huurcontracten).
- Boete bij laattijdige betaling: een extra vergoeding die wordt toegepast wanneer betalingen achterstallig zijn (indien ingeschakeld/toegestaan in uw proces).
- Betalingsverzoek: een verzoek dat u verstuurt om geld te innen (huur, kosten, vergoedingen) met een duidelijke referentie zodat het later kan worden gematcht.
- Betalingsverzoeken: de lijst van betalingsverzoeken die u heeft verstuurd of van plan bent te versturen.
- Rent Engine: automatisering die betalingsverzoeken genereert voor huurcontracten (huur, kosten, aanpassingen) op basis van uw configuratie.
- Huurcontract: de overeenkomst die bepaalt wie wat huurt, vanaf wanneer, en welke bedragen verschuldigd zijn.
- Afrekening: een berekening die vergelijkt wat is betaald/voorgeschoten versus werkelijke kosten, resulterend in een te betalen of terug te krijgen bedrag.
- Huurderscreening: een workflow om verhuuradvertenties te maken, aanvragen te verzamelen en kandidaten te beoordelen.
Vergaderingen en bestuur (Syndic)
- Agenda: de lijst van onderwerpen voor een vergadering (informatieve items of items die een stemming vereisen).
- Jaarlijkse Algemene Vergadering: de jaarlijkse mede-eigenaarvergadering waar belangrijke beslissingen worden goedgekeurd (budget, rekeningen, werken, mandaat, …).
- Bestuursvergadering: een vergadering voor een kleinere bestuursgroep (indien van toepassing in uw mede-eigendom).
- Budgetvergadering: een vergadering gericht op het budget en geplande kosten.
- Buitengewone Algemene Vergadering: een extra algemene vergadering buiten de jaarlijkse cyclus, gebruikt voor dringende of specifieke beslissingen.
- Vergadering: een formeel vergaderrecord in SNDQ waar u agenda, stemming en documenten bijhoudt.
- Vergaderagenda: het agendadocument/de structuur voor een vergadering.
- Notulen: de officiële notulen: beslissingen, stemresultaten en opvolgacties.
- Minimum Quorum: de minimale aanwezigheid/vertegenwoordiging vereist voor geldige stemming.
- Stemmen: het stemproces voor agendapunten.
- Stemresultaten: de geregistreerde uitkomst van een stemming (aangenomen/afgewezen, tellingen en drempels).
- Absolute meerderheid: een meerderheidsdrempel waarbij meer dan 50% vereist is.
- Gekwalificeerde meerderheid: een hogere drempel gebruikt voor bepaalde beslissingen (zoals gedefinieerd door Belgische mede-eigendomsregels).
- Gewone meerderheid: een basismeerderheid waarbij meer stemmen "voor" dan "tegen" vereist zijn.
- Unaniem: alle stemmen zijn vereist (100%).
Betalingen en bankieren
- Rekening: een bankrekeningrecord gebruikt om betalingen te beheren binnen SNDQ.
- Rekeningen: uw lijst van rekeningen in SNDQ.
- Bankrekening: een bankrekening die u gebruikt om betalingen te ontvangen of te versturen voor uw portfolio.
- Bankrekeningnummer: de rekeningnummerinformatie (bijv. IBAN) gebruikt om bankactiviteit correct te koppelen.
- Bankrekeningnummers: de lijst van rekeningnummers die u beheert (voor uw werkruimte, contacten of klanten).
- BIC: de bankidentificatiecode gebruikt voor internationaal bankieren.
- IBAN: het Europese bankrekeningnummerformaat.
- Betaling: een daadwerkelijke geldbeweging (inkomend of uitgaand) die u importeert of handmatig toevoegt.
- Betalingen: de lijst van geïmporteerde/handmatige betalingen die kunnen worden gematcht aan verzoeken of facturen.
- Betalingsreferentie: de referentietekst gebruikt om een betaling te identificeren.
- Ponto-rekeningen: rekeningen verbonden via Ponto voor automatische betalingsimport.
- Terugbetaling: een terugkeer van geld (bijv. overbetaling of een correctie).
- Uitbetaling: een (geconsolideerde) uitgaande betaling die u verstuurt van de werkruimte naar een begunstigde.
- Uitbetalingen: het overzicht van uitbetalingen die u heeft verstuurd of van plan bent te versturen.
- Smart: een rekeningtype met automatisering (meestal gekoppeld aan een live bankverbinding).
- Gestructureerde mededeling: een gestructureerde Belgische referentie gebruikt om betalingen betrouwbaar te matchen.
- Intern overboeken: geld verplaatsen tussen twee rekeningen binnen uw werkruimte.
Facturen, boekhouding en rapportage
- Te betalen rekeningen: wat u nog moet betalen aan leveranciers (onbetaalde rekeningen).
- Te ontvangen rekeningen: wat u nog moet ontvangen (openstaande bedragen, vaak gegroepeerd per mede-eigenaar).
- Saldolijst: een export/rapport met huidige saldi.
- Rekeningschema: uw lijst/structuur van grootboekrekeningen gebruikt voor boekhouding exports en rapportage.
- Kostencategorie: hoe u een kost categoriseert (voor rapportage en analyse).
- Kostencategorieën: de lijst van kostencategorieën gebruikt in uw werkruimte.
- Verdeling: hoe SNDQ een factuur of kost splitst over gebouwen/eigendommen (op basis van een regel).
- Verdeelsleutel: de regel gebruikt om gedeelde kosten te splitsen (vaak gebaseerd op aandelen/quotiteiten in België).
- Journaalboek: een export/rapport met boekhoudposten over rekeningen.
- Exports: waar u gegevens exporteert (voor boekhouding, rapportage of archivering).
- Boekjaar: het boekhoudkundig jaar gebruikt voor rapporten en exports.
- Boekjaar afsluiten: de actie die een boekjaar afrondt om onbedoelde wijzigingen te voorkomen.
- Factuur: een rekening document (meestal een leveranciersfactuur) dat u registreert en betaalt.
- Grootboekrekening: één rekening in uw rekeningschema (gebruikt om kosten/inkomsten te categoriseren).
- Grootboekrekeningen: alle grootboekrekeningen die u bijhoudt in de werkruimte.
- Journaal: een boekhoudjournaal (gebruikt om posten te groeperen en bij te houden).
- Dagboekpost: één boekhoudpost in een journaal/dagboek.
- Winst & verlies: het rapport dat inkomsten en uitgaven samenvat over een periode.
- Aankoopfactuur: een factuur die u ontvangt (meestal van een leverancier).
- Rapporten: de plaats om de rapporten te openen die u nodig heeft voor uw portfolio.
- Verkoopfactuur: een factuur die u verstuurt (bijv. vergoedingen aan een klant), die kan worden gekoppeld aan betalingen/transacties.
- Wachtrekening: een tijdelijke holdingrekening voor items die nog niet volledig kunnen worden toegewezen.
- Proefbalans: een boekhoudcontrole rapport met saldi over rekeningen voor een periode.
- Rekeningafschrift: een export/rapport gegroepeerd per grootboekrekening.
- Mede-eigenaar rekeningafschrift: een export/rapport met voorzieningen en betalingen per mede-eigenaar.
- Leverancier rekeningafschrift: een export/rapport met rekeningen en betalingen per leverancier.
Communicatie, taken en opvolging
- Broadcasts: e-mails/brieven versturen naar meerdere contacten met templates (handig voor achterstallen, updates, vergaderdocumenten, …).
- Dossier: één "dossier" waar u documenten, taken, facturen en communicatie bundelt rond een onderwerp.
- Dossiers: het overzicht van uw dossiers.
- Inbox: de plaats waar communicatie en inkomende berichten worden gecentraliseerd.
- Beheersweergave: de beheergerichte dashboardweergave.
- Financiële weergave: de financiegerichte dashboardweergave.
- Notificaties: waarschuwingen en updates in SNDQ (vaak gekoppeld aan taken, deadlines of wijzigingen).
- Taak: een opvolgitem dat u toewijst en bijhoudt (reparaties, goedkeuringen, administratie, …).
- Taken: de lijst/overzicht van taken.
Integraties en portalen
- Peppol: het standaardnetwerk voor het elektronisch ontvangen van zakelijke facturen.
- Peppol-facturen: facturen ontvangen via het Peppol-netwerk.
- SNDQ at Home: de mede-eigenaar portaalervaring voor het delen van informatie en verbeteren van samenwerking.